강력하고 간결한 한 장의 기획서
(저자) 패트릭G. 라일리 / 을유문화사 / (요약자) 2009. 6.15일 대구은행
□ 이 책은 최고의 기획서 작성을 위한 최상의 매뉴얼을 제공한다.
- 2002년도 조선일보 올해의 책으로 선정되어 지속적으로 팔리는 책이다.
- 프로는 수 십장 분량을 압축하면서도 말하고자 하는 바를 분명히 전한다.
- 아이디어를 단순 명료하면서 체계적인 1장으로 만드는 방법을 전해준다.
☞ 아인슈타인은 더 이상 단순해 질 수 없을 때까지 최대한 단순한 것이 가장 좋다고 했다.
□ 기획서는 첫 인상이 중요하다.
- 두툼하고 꼼꼼한 서류는 구두로 듣던지, 나중에 검토할 것이다.
- 수 백매의 논문도 한 장 정도의 요약 분을 요구한다.
- 기획서는 제목, 부제, 목표, 2차 목표, 논리적 근거, 재정, 현재상태, 실행 등 8개 부문이
- 논리적 사고 순서에 따른 것이므로 신성불가침이라는 것이 저자의 주장이다.
□ 1쪽 이상 분량을 읽을 만큼 시간 있는 결정권자는 매우 드물다.
- 자료를 읽을 대상을 늘 고려하라.
- 사업가가 읽을 수 있고, 소화할 수 있으며, 즉시 실행할 수 있어야 좋은 기획서이다.
- 온갖 차트와 그래프가 있는 멋진 두꺼운 것은 공통적으로 읽혀지지 않는 기획서이다.
☞ 얼마나 많은 시간과 에너지가 낭비되는 셈인가?
□ 1 Page Proposal (1장의 기획서) 이란?
- 추진사업 혹은 프로젝트를 둘러싼 모든 객관적 사실, 추론, 상황을 간결하게 표현한다.
- 동의를 얻어내기 위한 것이므로 설득력 있는 언어를 사용하라.
- 구체적인 실행과정을 설명하라.
- 이 모든 것은 1 Page Proposal 분량으로 프린트 하라.
□ 1 Page Proposal 분량은?
- 특정한 사람으로 하여금 특정 종류의 실행과정을 수행하도록 하는 것이다.
- 기획서를 볼 매우 귀한 분이 기안자의 시각을 통해 프로젝트를 볼 수 있도록 꾸며야 한다.
- 각 문단은 기안자가 원하는 실행을 유발하고 보조해야 한다.
- 풀어 쓰면 엄청난 양으로 복잡한 생각을 몇 마디 단어로 표현해야 한다.
□ 왜 1 Page 인가?
- 사람들은 여러 가지 결정을 내려야 할 경우 가장 쉬운 것부터 먼저 내린다.
- 결정권자는 조사나 회의를 거쳐야 하거나 보충 후 내려야 할 결정은 뒤로 미룬다.
- 이처럼 지나친 종보는 결정을 앞당기는 것이 아니라 지연시킨다.
- 읽을 사람의 시간을 배려하고 폭 넓은 지식과 경험으로 이해한다는 믿음을 보여준다.
☞ 1 Page 이상 분량이면 첫 번째 쪽마저도 읽히지 않을 확률이 높다.
□ 전통적인 기획서의 문제점은?
- 복잡해 읽어도 사장되기 쉽다.
- 결정을 쉽게 못하고 부하에게 검토해 보라고 한 단계 더 거칠 확률이 높다.
- 실천과 피드백이 잘 안 된다.
□ 1 Page Proposal이 최선의 선택이 아닌 경우도 있다.
- 정부 제출용 보고서나 문학관련 서류 등은 축약할 수 없을 수도 있다.
■ 준비과정
□ 불충분한 자료로 여백을 메우는 것은
- 읽지도 않은 책에 대한 독후감을 쓰는 것과 비슷하다.
- 리서치를 완벽히 하고 스스로 비현실적인 데드라인을 정하지 마라.
- 준비는 전적으로 기존지식의 양에 달려있다.
- 개선과 아이디어는 그 분야에 경험 있고 충분한 지식 있는 자에게서 나온다.
□ 자료를 수집하라.
- 잡지, 신문, 데이터, 통계자료, 책, 스스로 적은 메모들
- 자신이 알 수 있는 것과 모르는 것의 목록을 정직하게 적어라.
- 자신이 모르고 있는 것의 넓이와 깊이를 아는 것이 진정한 리서치의 출발이다.
- 기획서를 쓰는 과정에서 정직과 열심은 매우 건전한 태도이다.
□ 기획서, 제안서를 읽을 사람을 잘 모를 경우
- 작성하기 전에 꼭 갖고 있어야 할 중요 정보로 관심사, 습관, 태도를 조사하라.
- 살고 있는 도시의 신문과 회사연감, 신문사 인명연감 등에 이름을 검색 해보라.
- 회사 홍보실에 연락해 기사, 약력, 최근 업적기사를 요청하라.
□ 위대한 사람은?
- 자신을 더욱 성공하게 해 줄 새롭고 기발한 아이디어에 관심이 많다.
- 잘 나가는 사업가는 친구를 빨리 사귄다.
- 누구에게든 다가가라. 당신의 적극성이 전념될 것이다.
□ 데이터는 사실을 반드시 확인하라.
- 신문기사 규칙처럼 두 가지 이상 자료로 확인하라.
- 기획서를 읽는 사람의 능력이 더 뛰어날 수 있고,
- 불완전한 데이터는 잘못된 결론을 이끌어 낸다.
□ 제안에 대한 가장 안전한 대답은 거절이다.
- 무모한 도전은 하지 않지만 승리가 눈에 보이면 그 기회를 놓치지 마라.
- 거절할 부분에 대해 확실한 사실과 반박할 수 없는 논리를 준비하라.
- ‘고객, 주민이 원하는 이유이다’ 라는 권위있는 여론조사나 신문기사 등의 근거를 제시하라.
☞ 질문을 예상하고, ‘NO’라고 말할 기회를 절대로 주어서는 안 된다.
□ 전체적 윤곽 꾸미기 (로드 맵)
- 제목과 부재는 기획서 전체를 규명하고 한계를 명확히 한다.
- 목표와 2차 목표는 기획서의 궁극적인 목적을 규정한다.
- 논리적 근거는 제안된 실행이 필요한 기본적 이유를 말한다.
- 재정은 거래와 관련한 금전적 부분을, 현재상태는 현재 상황을 보여준다.
- 실행은 기획서를 작성한 사람이 읽는 사람에게 원하는 행동을 직접적으로 명시해야 한다.
◇ 제목 : 시각적으로 시작을 의미하나 그 외의 역할도 한다.
- 계획의 강렬한 효과와 명확성, 의도 등 집약되어 한 줄로 하라.
- 제목만큼은 반드시 읽기 때문에 내용을 정확히 반영되어야 한다.
◇ 부제 : 제목 바로 아래 그 보다 작은 크기로 하라.
- 제목은 좀 더 세부적으로 설명하는 간결 문으로써
- 2차적 정보와 설명을 덧붙여 흥미를 일으키는 역할을 하라.
- 제목이 상표라면, 부제는 그 특성을 설명하고 표현한다.
- 아랫부분을 읽도록 관심을 사로 잡아야 한다.
◇ 목표
- 명백한 언어로 이 기획서가 성취하려는 바를 선언하는 하나의 문장이다.
- 무슨 일을 하고, 통과되면 어떤 일을 성취시키겠다는 진술이다.
◇ 2차 목표
- 1차 목표를 보완하고 장점을 부각시켜 읽는 사람의 동의를 얻어낸다.
- 목적이나 장점을 나열하는 것이다.
◇ 논리적 근거
- 프로젝트를 할 수 있고, 할 것이며, 앞으로 가야만 하는 모든 이유를 논리적으로 설명한다.
- 1 Page 기획서의 가장 긴 부분으로 상세한 리서치가 효력을 발휘한다.
- 목표가 불러 일으킨 의문점들을 미리 예상하고 답변함으로 목표를 지원한다.
◇ 재정
- 비용, 수입, 조달 등 금전적 행위의 양을 정하고 질을 정한다.
- 투자하거나 안 하거나 상관없이 기획서의 재정적 구조를 이해할 필요가 있어 필수항목이다.
◇ 현재상태
- 현재와 과거의 상황과 미래의 예약된 상황을 표시하라.
- 정확하게 작성되어야 한다.
◇ 실행
- ‘내가 어떻게 하면 됩니까?’ 에 대한 대답이다.
- 1 Page 기획서에 기술한 모든 것은 이 한 문장을 쓰기 위한 준비였다.
- 당신이 원하는 무엇이든 상세히 밝혀라.
◇ 날짜와 서명
- 구성요소에 공식적으로 포함시키지는 않지만 매우 중요하다.
※ 8가지 순서는 바꾸지 마라. 설득력 있는 가장 강한 경험이다.
■ 지식을 1 Page 형식으로 바꾸기
□ 1단계 : 리서치 자료와 생각을 정리해 분류하기
- 8개 파일을 만들어 분류하라.
- 어떤 것도 제외하지 마라. 처음(시작단계)에는 쓸모 없는 게 아무것도 없다.
- 논리적 근거에 다양한 채널의 자료를 발췌하라.
□ 2단계 : 축소
- 한번에 한 부분에만 집중하고, 충분히 파악한 다음 적당한 선에서 잘라라.
- 혼동만 가중하고 각 부분을 완전히 그리고 신속히 이해하는데 장애 되는 것을 골라낸다.
□ 3단계 : 우선순위 정하기
- 가장 중요한 것 혹은 가장 관련이 많은 것부터 적은 것 순으로 정리한다.
- 귀중한 정보가 조금이라도 나타나면 중요도가 높은 쪽으로 옮긴다.
- 우선순위를 정할 때 자료의 양에 대해 (이 단계에서는) 걱정하지 마라.
- 논리적 근거파일은 가장 양이 많아 순서 정하는데 숙련된 기술이 필요하다.
□ 4단계 : 쓰기의 시작 (목표 파일부터 시작하라.)
- 백지에 주요 정보 하나하나를 한 문단으로 바꾸어라. 문체는 신경 쓰지 마라.
- 써 놓은 것을 한 걸음 뒤로 물러나 살펴볼 필요가 있다.
- 파일 별로 이 문장들을 연결된 하나의 문단으로 만들어 보라.
☞ 서너 쪽이 되어도 괜찮다.
□ 5단계 : 작업을 멈추고 한번 더 메모한 것들을 읽어보라.
- 잘 포착되었고 명확하며 빠진 것이 없는가?
- 논리에 허점과 설득력 없는 주장은 없는가?
- 수치, 계산의 오류는 없는가?
□ 1 Page 기획서 쓰기
- 제목은 스토리 헤드라인으로 12포인트의 고딕체 진한 글씨로 하라.
- 부제는 완전한 문장일 필요 없고, 한 줄로 약간 작은 글씨로 쓰라.
- 목표는 ‘~~하기 위한 것’으로 끝내고 기획서의 의도를 밝혀라.
- 2차 목표는 우측 가운데 점으로 시작하고 톡톡 튀는 5문장 이내로 하라.
- 논리적근거는 주장, 설득으로 누가, 무엇을, 어디서, 왜, 어떻게 형의 150단어 내외로 하라.
- 실행 부분에 아무것도 부탁하는 것이 없다면 기획서가 아니다.
■ 교정, 축소, 압축 : 교정하고 광내는 작업이다.
□ 길이 : 1 Page로 잘라내라.
- 흥미롭지만 불필요한 사실, 절대적 중요한 문장이 아니면 과감히 지워라.
- 과다한 정보와 뻔한 사항은 잘라내라.
□ 문체
- 사용할 언어는 단순성, 직접성, 명확성을 고려하여 미사여구는 사용하지 마라.
- 같은 단어의 반복, 주어, 형용사, 부사, 꾸밈 말을 없애라.
- 지나치게 세부적인 것들과 동어의 반복을 피하라.
☞ 과도함을 피하고 단순함을 유지하라.
□ 단어선택
- 3인칭을 사용하며(그, 그녀, 회사) DM, 광고를 읽는 느낌을 피하라.
- 긍정적인 단어로 긍정적인 자세를 보여라.
- 지나친 선전(최고의, 가장… )을 피하라.
- 맞춤법, 철자법, 구두점, 약자, 축약 사용에 주의하라.
□ 기획서가 완성되면 아래의 경우 외에는 변경하지 마라.
- 계획의 재정적 세부사항에 변화가 생겼을 때
- 현재 상태가 변했을 때
- 특정 상대에 맞게 일부분을 다듬어야 할 때
□ 보편적인 내용으로 만들어라.
- 유행에 민감하고 트랜디한 인상을 주려는 유혹도 뿌리쳐라.
- 이해 못하는 인용문이나 이해 못하는 이미지를 사용하지 마라.
□ 활자체 크기
- 크기는 10~12 포인트로 하고 소제목만 약간 크게 고딕체로 해 구별하라.
- 행간은 1로 하고 문단 사이 혹은 파트가 나뉠 때는 한 줄만 띄우는 것이 좋다.
- 도트로 인쇄하지 말고 레이저로 하라.
□ 튀지 않게 만들어라.
- 꼭 기본 검은색을 쓰도록 해 산만함을 피하라.
- 사방에 1인치(3cm)의 여백을 두되, 넘치면 1/2이하로는 줄이지 마라.
- 왼쪽 줄 맞춤을 하고 오른쪽은 들쭉날쭉하게 하라.
□ 기획서 제출방법
- 직접 전달이 가장 좋으나 불가능할 경우 전화로 대강 이야기하고 다음날까지 제출하라.
□ 보고요령과 거절시 대처요령
- ‘좋소, 만납시다’ 하면 여분 몇 장을 준비해 약속 시간을 정해 방문하라.
- ‘무슨 얘기입니까?’ 라고 하면 전화로 기획내용 모두 성급히 보고 마라. 실수할 수 있다.
- ‘먼저 서류를 보내고 시간을 정합시다’ 라고 하면 귀한 배려해 줌을 짧은 메모와 함께
기획서를 보내고, 3일 내 약속을 위한 전화를 하겠다고 하라.
- 거절시 용기를 잃지 마라. 그에게 경의를 표하고 거절에 유감이나,
고맙다는 편지와 함께 기획서를 덧붙여 우편으로 보내라.
☞ 용기를 내어 다른 사람(협력자이든, 경쟁자이든)에게 내용을 다듬어 새롭게 시도하라.
□ 대면설득 네 가지 기본원칙
- 자신의 생각에 설득력이 있다는 자신감
- 완벽하게 구술할 자신이 생길 때까지 연습할 것.
- 열정을 보여줄 것.
- 성공한 자신을 미리 상상할 것.
☞ 기획서의 내용에 통달해, 어느 곳에서든 자신 있게 설명할 수 있어야 한다.
□ 자신의 제안을 한 문장으로 말할 수 없다면
- 그 아이디어가 잘못되었거나, 잘 알지 못하는 것이다.
- 기획서의 목표부분을 항상 마음에 새겨 질문에 답하라.
1Page Proposal 견본
쿠푸의 대(大) 피라미드
영원불멸의 기하학적 설계로 창조된, 파라오를 기리기 위한 대 기념물
목표: 이집트의 위대함을 기리고, 파라오에게 영원한 생명을 보장하는 기념물을 건축하기 위한 것.
· 이집트의 최신 기술을 보여주기 위한 것
· 왕비에게 영원한 휴식 장소를 제공하기 위한 것
위대한 파라오 쿠푸는 자신과 이집트의 위대함을 반영하는 기념물을 건설한다는 계획을 공표하였다. 나라를 최초로 통일한 나르메르(Narmer)왕이 아비도스의 수혈식(竪血式)분묘에 묻힌 이후, 이집트의 파라오는 신과 모두에게 유일한 존재로 인정 받았다. 그럼에도 불구하고 이전의 무덤들은 태양 신 라(Ra)와 파라오의 근본적인 관계를 제대로 반영하지 못했다. 수혈식 분묘에 얹힌 구조물 역시 파라오가 내세를 여행 할 수 있을 만큼 옥체와 보물을 충분히 보호하지 못하고 있다. 선왕인 스네프루(Snefru)의 무덤이 도굴된 것만 봐도 그 사실을 알 수 있다.
왕실에서 가장 혁신적인 건축가인 헤몬은 기념물의 새롭고 완벽한 디자인을 구상해 대 피라미드의 모양으로 발전시켰다. 고안된 디자인은 독특하면서도 기존 건축물과 이집트 전통을 헤치지 않는 연계성을 지닌다. 헤몬은 파라오의 궁전에서 대규모 프로젝트를 수행한 경험이 있다. 파라오의 일가 중 한 명이며, 관리 능력 또한 뛰어나다.
제안한 건축의 장점 중에는 다음과 같은 것들이 포함된다. 1)기자(Giza)평야의 가장 단단한 암석 위에 세워질, 피라미드를 위한 최고의 자리. 2)세계 최대의 기념 건축물 3)남북 방향의 별과 피라미드를 일직선상에 놓아 파라오가 항상 떠오르는 태양을 향할 수 있도록 한 완벽한 설계. 4)도굴 방지 기술을 사용하여 파라오와 왕비가 내세를 안전하게 이해할 수 있도록 함. 5)전체 구조물과 최대 편차 8인치 이내의 기술. 6)세계 최고의 품질을 자랑하는 투라(Tura)의 석회암 외벽.
재정 : 세계 최대의 건축물인 대 피라미드를 완성하려면 이집트 국고의 1/4이 필요하다. 하지만 셈나(Semna) 서쪽으로 델타에 이르는 지역의 추수를 고려해 세금을 증가시키면, 그 액수는 선왕이 지출한 액수보다 5%를 초과할 뿐이다. 파라오의 기술자들이 예비 설계도에 따라 측정한 바에 따르면 482피트의 피라미드를 건축하는 데 2.6톤 무게의 돌이 대략 230만 개 필요할 것이다. 건축 비용은 공사 기간인 23년에 걸쳐 점차적으로 지출될 것이다.
현재 상태 : 예비 설계도는 완성되었음. 기자 근처의 채석장에서 석회암과 화강암을 공급 받기로 약속되었음. 램프에 쓰일 금과 삼나무는 이집트의 새 영토인 비블로스와 누비아 저지대에서 공급 받을 수 있음. 인력관리국(Department of Civil Service)에서 범람 시기에 10만 명의 장인과 노동자를 공급해 줄 수 있으며, 그렇게 되면 2528년까지 공사가 완료 될 수 있음.
실행 : 위대한 쿠푸는 헤몬을 건설물 총신으로 임명하고, 그에게 피라미드 건축 공사의 권한을 줄 것.
2551 BC Hemon
□ (100년 전 속담) 누군가가 자기 이웃보다
- 글 솜씨가 좋거나, 낚시를 잘하거나, 쥐덫을 잘 놓는다면
- 그가 아무리 오두막에 살아도 세상 사람들이 그의 문을 두드릴 것이다.
☞ 지금도, 지급이 낮다 해도 훌륭한 기획서를 내 놓으면 당신 자리에 힘이 생길 것이다.
□ 자신이 속한 조직에 제안하기
- 1 Page 기획서로 부하직원에게 힘을 길러주고, 혁신과 목표를 달성케 하라.
- 지도자로서 자신의 수행능력과 회사전체의 이익을 가져다 줄 것이다.
- 자신의 아이디어를 발전시키고 자신의 경력을 높여라.
- 회사에서 1 Page를 채택 안 했다면 자신만이라도 채택해 사용하라.
☞ 눈에 뛰는 새로운 아이디어가 양산될 것이다.
□ 기획서를 썼다면 이미 75%는 이룬 것이다.
- 나머지 25%는 열정에 달려있다.
- 성공할 수 있는 열쇠는 스스로 자신의 프로젝트에 얼마나 헌신적인가 하는 것이다.
※ (사례) 공중곡예사 이야기
- 그는 제자들에게 높은 곳에서 줄타기를 하는 비결을 알려 주었다.
- 수제자 1명이 막상 줄 앞에 서자 얼어 붙었다. ‘도저히 못하겠어요’
- 곡예사는 그의 마음을 이해했고, 두려움을 없애는 간간한 비결을 알려 주었다.
- 줄에 네 마음을 던져! 그럼 몸은 저절로 따라 올 테니까.
(노먼빈센트 필의 ‘긍정적 사고의 힘’)
□ 거절이 꼭 나쁜 결과라고는 생각하지 마라.
- 사실 당신과 상대방 모두를 위해 거절이 더 좋은 결정일수도 있다.
- 진실한 마음으로 거절했고, 솔직하게 표현한 것은 좋은 것이다.
- 상대의 결정을 존중하고 앞으로 더 좋은 관계를 유지시켜 나갈 수 있다.
- 거절보다는 ‘글쎄요’ 라는 대답이 더 나쁠 수 있다.
☞ 거절은 새로운 방향으로 나갈 수 있다. 따라서 ‘글쎄요’는 거절로 받아 들여라.
□ 이 책은 당신의 삶을 다르게 만들 것이다.
- 현 상황을 뛰어 넘게 하고, 야심찬 사업의 시작, 생각을 현실화해 줄 것이다.
- 주위 사람에게 자신의 참모습을 볼 수 있도록 도와줄 것이다.
- 건식복사 아이디어가 제록사의 전신회사에 채택된 것이 기획의 좋은 사례이다.
