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 목적 |
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무슨 행사이든 간에 목적이 명료할수록 좋습니다. 목적이 분명하면 진행자들이 추진 방향을 명확히 이해할 수 있고 돌발적인 상황이나 문제가 발생하였을 때 신속하고 정확하게 대처할 수 있습니다. |
 테마와 컨셉 |
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테마나 컵셉이 필요한 경우도 있고 그렇지 않은 경우도 있습니다. 주제는 행사의 성격과 목적에 부합되어 화합과 친목을 도모할 수 있어야 합니다. 테마나 컨셉은 기획에서의 목적을 보다 더 구체화하고 개념을 정해 줍니다. |
 목표의 결정 |
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목표는 행사의 기본이 되며, 기본적인 틀을 갖추기 위한 기초작업입니다. |
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기업의 임직원 및 단체를 대상으로 실시하고자 하는 다양한 행사를 위한 기본 방향을 잡는 것은 매우 중요합니다. | |
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구성계획은 행사의 기본적인 개요를 결정하는 단계로써 기본적으로 아래와 같은 사항들을 구상하고 확인할 수 있어야 합니다. |
| 행사대상자 |
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진행하고자 하는 행사의 목적과 목표에 부합하는 대상자를 선정하는 것은 매우 중요한 일입니다. 임직원 전체를 대상으로 할 지 팀 또는 특정집단을 대상으로 할 지 명백히 합니다. |
| 행사형식 & 프로그램 |
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행사의 목적에 도달하기 위한 형식을 선택할 수 있어야 합니다. 행사를 하고자 하는 분명한 목적에 따라 대상자들의 참여와 흥미 등을 고려하여 형식과 내용을 결정 하고 행사 후 기대효과 여부 등을 확인하여 행사형식을 결정하도록 합니다. |
| 행사일시 |
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행사를 언제할 것인가는 해당 행사의 성격에 따라 날씨, 장소 대여 가능 여부, 행사대상자의 참석 가능 여부, 준비기간 등을 고려하여 가장 적합한 날짜로 결정하도록 합니다. |
 행사장소 & 동선계획 |
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행사현장이 한 장소일 수도 있지만 동시에 여러 장소에서 실시하거나 또는 장소를 이동하면서 실시할 수도 있습니다. 장소를 선택할 때에는 행사 성격에 따라 실내/외의 구분, 행사대상자와 진행인원 등을 고려한 규모 및 면적, 교통 및 주변환경과 시설 등을 고려하여 선택하도록 합니다. 또한, 동선계획을 수립하여 행사장소로의 유도와 비상시 움직여야 할 위치 장소에 대해서도 사전에 미리 선정할 수 있어야 합니다. |
 행사일정 |
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적절한 시기 선택에 따른 일정계획의 수립은 행사의 분위기와 성공여부에 큰 요소로 작용합니다. 또한, 일정을 수립할 때 본 행사 일정만을 계획하는 경우가 있는데 부대행사의 일정도 함께 계획하 는 것이 좋습니다. 행사의 기간이 하루 또는 몇 일, 몇 시간일 경우도 있으며 그 시작시간과 함께 종 료시간을 명확히 해야 합니다. |
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기업의 경우 행사의 준비와 진행에 있어 기획과 프로그램 구성까지 기업내부에서 담당부서가 맡아 진행하는 경우가 있고, 또는 대행사를 통해 행사의 기획에서부터 진행까지 행사관련 전부를 대행할 수도 있습니다. 어떠한 행사이든 각 기업의 규모와 실정에 맞게 진행하면 됩니다. | |
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행사의 인력운영과 함께 관리의 체계적인 분산 및 통합 등을 통한 원활한 행사운영을 위해 행사 운영 계획을 수립하여야 합니다.
행사 일정 관리, 개회 및 폐회, 행사장 관리, 진행요원 교육 및 배치, 안내계획, 주차 관리 등 행사에 관한 세부적인 진행계획을 수립하는 단계입니다.
효율적인 운영 및 행사수행에 차질을 유발할 수 있는 저해요소 등을 확인할 수 있어야 하여 행사 진행에 필요한 체계를 구성하도록 합니다. |
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조직의 구성
행사의 성격에 따라 탄력적인 조직 운영, 지능 혹은 업무별 책임, 스텝을 통해 유기적인 협조체제 구축, 상부 행사 연출자의 지시에 순응하는 자세 등을 필요로 합니다.
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비상대책의 수립
발생이 예상되는 비상상황과 대책, 응급환자 발생에 대한 대책, 기후의 영향으로 행사진행이 어려울 때, 그 외 비상조치 등으로 경우에 따라 별도의 대책을 수립하는 것이 좋습니다.
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행사에 관한 기본적인 계획이 수립되면 행사 목표 달성을 위한 일관된 컨셉과 실천방향의 숙지를 통해 전개해 나갈 수 있도록 추진 계획을 수립하도록 합니다.
일반적으로 표 작성에 의해 타임 스케줄을 구체화시키는 단계로서 ‘D-Day, ○○일’ 등의 구분으로 행사 추진에 관한 항목들을 표기합니다.
구체화된 실시계획 등을 거쳐 개최에 이르기까지 사전 준비 및 확인사항에 대한 일정 수립과 점검 등을 통한 준비에 대한 계획 수립단계로서‘행사 추진 TFT 구성, 대행사 선정 및 계약, 출연진 섭외, 행사 시나리오 작성, 세부 운영 매뉴얼 수립, 운영요원 모집 및 선발 확정, 사회자 대본 작성’ 등이 차질 없이 이루어질 수 있도록 행사일정에 맞춘 계획을 수립할 수 있도록 합니다. |
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예산의 편성은 하드웨어 부분과 소프트웨어 부분을 나누어 합리적이고 적절하게 책정을 하는 것이 중요합니다.
필요경비를 산출할 때에는 허용된 범위 내에서 최대효과를 얻기 위해 다각적인 검토를 할 수 있도록 합니다. |
| 하드웨어 부분 |
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무대, 음향, 조명, 특수효과 등 행사에 필요한 제반 장비 및 기구 소품 등을 견적과 함께 일반적인 산정을 합니다. |
| 소프트웨어 부분 |
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진행비, 장소대여비, 기획료, 스텝비용, 연출료, 출연진 개런티 등 행사의 종류에 따라 예산을 산정합니다. |
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마지막으로 행사 실시 계획 점검 및 사전 연습 등의 점검을 충분히 하여 준비가 완료된 상태에서 짜여진 행사 운영 매뉴얼에 따라 행사를 진행하도록 합니다. |
| 운영 매뉴얼 |
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무대, 음향, 조명, 특수효과 등 행사에 필요한 제반 장비 및 기구 소품 등을 견적과 함께 일반적인 산정을 합니다. |
| 진행시나리오 |
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진행비, 장소대여비, 기획료, 스텝비용, 연출료, 출연진 개런티 등 행사의 종류에 따라 예산을 산정합니다. |
| 반입, 설치 |
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각종 제작물에 대한 반입과 검사를 통해 순서에 의거하여 소요시간, 스케줄을 확인합니다. |
| 스탭 회의 |
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임무의 명확한 구분, 역할분담 등을 시간을 할애하여 확인하고 검토할 수 있어야 합니다. | |
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